Handlungsfelder mit Optimierungspotenzial identifizieren

Um Ihnen die Organisationsuntersuchung im Rahmen einer beauftragten Beratung zu verdeutlichen wird in diesem Blogbeitrag an einem fiktiven Beispiel eines Landmaschinen-Fachbetriebes die Vorgehensweise der Spezialisten vom New Ideas Think Tank (NITT) geschildert. Gestartet wird prinzipiell mit einem AUFTRAG und der Aufarbeitung damit einhergehender Fragestellungen:

• Ist die Zahl der Mitarbeiter angemessen?
• Ist der Arbeitsablauf optimal organisiert?
• Verfügt im Unternehmen:
  – Die Werkstatt über die richtigen Tools, Hilfsmittel, Ausrüstungen und Fahrzeuge und Geräte?
  – Das Ersatzteillager über geeignete Räumlichkeiten, die richtigen Tools, Betriebseinrichtungen und Hilfsmittel?
  – Der Innendienst / die Administration über geeignete Räumlichkeiten und Betriebseinrichtungen?
  – Der Außendienst über geeignete Tools, Hilfsmittel, und Fahrzeuge?
• Wie ist die Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsleitung, Niederlassungsleitung, Regionalleitung zu den örtlichen Abteilungen organisiert?
• Wie wird mit den vertragsgebundenen Lieferanten und Hauptlieferanten zusammengearbeitet?
• Wie werden neue Vertragspartner eruiert?
• Arbeiten die Abteilungen effizient?
• Aufgabenkritik – was müssen die Abteilungen wirklich leisten?
• Gibt es Outsourcing Potentiale?
• Wie sollte der Betrieb, die untersuchte Einheit künftig aufgestellt sein?

Um diese Fragen beantworten und bewerten zu können, werden benötigte Unterlagen und die angewandten EDV-Systeme gesichtet. Die Mehrzahl bei den EDV-Systemen beschreibt schon eine eigentlich allgegenwärtige Problematik: historisch sind in nahezu allen Fachbetrieben peu à peu verschiedene Programme an den Start gegangen – das Ergebnis sind Medienbrüche. Die unterschiedlichen Datenbanken abzugreifen – wenn es überhaupt gelingt – ist mit einem höheren Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Um den angestrebten Status der Digitalisierung zum Standard Werkstatt 4.0 / Industrie 4.0 ohne Medienbrüche zu realisieren, muss die grundsätzliche Bereitschaft gegeben sein, sich von diesem oder jenem System zu verabschieden. Es finden Interviews mit den erforderlichen Mitarbeitern statt und die gesamte zu untersuchende Betriebseinheit wird betrachtet und aufgenommen. Daneben finden die jeweils erforderlichen Abstimmungsgespräche mit den Leitern der Abteilungen und der Geschäftsleitung statt.

Ziele und Methodik

Die Untersuchungen erstrecken sich auf die aufbau- und ablauforganisatorische Betrachtung der Aufgabenwahrnehmung sowie einen ganzheitlichen Ansatz der Leistungserbringung in strategischer Hinsicht über alle Bereiche.
Entscheidende Faktoren sind:

• Steuerung und Organisation
• Aufgabenanalyse
• Produktivität

Ziel der Organisationsuntersuchung ist unter anderem, in den Arbeitsabläufen und Prozessen eine systematische, nachhaltige Steuerung sowie eine effektive und effiziente Aufgabenerledigung durch verbesserte Leistungsfähigkeit und optimierte Kostenstrukturen zu erzielen.

Die Auftraggeber legen bei der Bearbeitung regelmäßig besonderen Wert auf die Entwicklung von Strategien für die künftige Aufstellung des Betriebes. Deshalb werden auch die Gesichtspunkte Personal und Verantwortung, respektive Bereiche berücksichtigt – beispielsweise auch das bevorstehende Ausscheiden von Mitarbeitern, sowie das in den kommenden Jahren.

In der Regel lassen sich für alle betrieblichen Aufgabenbereiche eines Unternehmens Leistungsvergleiche anstellen, also auch einen vertragsgebundenen Landmaschinenfachbetrieb. Für Teilbereiche, zu denen es keine Datengrundlage gibt, können die NITT-Spezialisten auf Richtwerte, Benchmarks und Erfahrungswerte zurückgreifen. Dazu werden Vergleiche mit Betrieben ähnlicher Größe und Struktur herangezogen.

Aufgaben eines (vertragsgebundenen) Landmaschinenfachbetriebes.

Ein wichtiger Baustein ist, vorab die Schwerpunkte des Betriebes zu definieren. Dazu bedarf es einer klar strukturierten Organisation, die mit einer transparenten und vor allem nachvollziehbaren Darstellung der Kosten- und Leistungsstrukturen einhergehen muss. Die dafür notwendigen Stellenbeschreibungen können selbstverständlich von NITT erstellt werden.

Steuerung und Organisation:

Gestartet wird diesbezüglich mit der Ausgangssituation: Allgemein, Lage, Standort, Größe, Mitarbeiter, Bewertung, Leistungsfähigkeit Ist / Soll, Abteilungsleitung und deren Aufgaben, Arbeitsplanungen, Jahresplanungen, Monatsplanungen, Wochenplanungen, Budgetplanung, Arbeitsvorbereitung, Arbeitsabläufe, Arbeitsnachbereitung, Zeitbedarfe, Arbeitsproduktivität, Aus- und Fortbildungen / Qualifizierungen, Aufgabenanalyse in den Abteilungen, Zeitbedarfsermittlung je Abteilung, Gesamtzeitermittlung des Betriebes vs. Ist / Soll, Bewertung des Betriebes und der baulichen Anlagen, Hallenflächen, Außenflächen, Bewertung der örtlichen Situation, Ausrichtung des Betriebes in der Zukunft, Handlungsempfehlungen: Personal, Fortbildungen und Nachweise, EDV- System-Landschaft / Architektur, bauliche Erfordernisse, technische Ausstattungen, Fahrzeuge und Geräte usw. sowie sie zur Auftragserteilung vorliegen.

Daraus wird eine Zusammenfassung / ein Bericht erstellt, in dem jeder Punkt betrachtet wird. Beispielsweise wie die personelle Besetzung (Anzahl der Mitarbeiter) im Vergleich zu Betrieben gleicher Größe und ähnlichen Strukturen im Wert xy liegt. Ergänzend außerdem tiefergehende Informationen wieso, weshalb und warum mit Blick auf Alter, Durchschnittsalter, gesundheitlicher Zustand, Ausfallzeiten und dergleichen. Eine Übersicht zur Produktivität und allen oben benannten Untersuchungsfeldern rundet das ganze Bild dann ab.

Zusammenfassend zeigt einem Auftraggeber eine derartige Organisationsuntersuchung die Handlungsfelder auf, die Optimierungspotenzial in sich bergen. Dazu erhalten diese ein Strategiepapier, indem beispielsweise auch die Kommunikationsstrategie inkludiert ist. Gleichzeitig haben sie einen Partner, der diese Schritte begleitet.